Suivre les personnes affectées à un projet

Souvent, vous avez un projet, par exemple la préparation d'une présentation, qui nécessite l'intervention de plusieurs personnes pour être réalisé. Dans ces cas-là, vous souhaitez suivre la progression de chaque personne pour vous assurer que l'équipe termine le projet à temps. Dans Microsoft Outlook® 2000, si vous affectez le projet sous la forme d'une seule tâche à plusieurs personnes, vous ne pouvez pas conserver une copie à jour de la tâche dans votre liste des tâches. Que faire ?

Divisez le projet en tâches séparées, comportant chacune un nom de projet dans le titre de la tâche. Affectez ensuite chaque tâche à une personne. Par exemple, vous pouvez diviser le projet de présentation en deux tâches portant les titres suivants : Préparer présentation ventes : Paul Leurquin, Préparer présentation ventes : Lise Leurquin. Après avoir créé chaque tâche et cliqué sur le bouton Assigner une tâche, assurez-vous d'avoir activé la case à cocher Conserver dans ma Liste des tâches une copie à jour de la tâche sous l'onglet Tâche. Si vous souhaitez obtenir des rapports d'état, activez la case à cocher Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée.

Au fur et à mesure de la progression des personnes, vous recevrez des mises à jour afin de suivre l'avancement des tâches, d'éviter tout dérapage et de contenter votre patron !